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关于2021年下半年研究生申请参加国内外学术会议资助的通知

发布者: [发表时间]:2021-09-23 [来源]:

各研究生培养单位:

2021年3月至今参加国内外学术会议且符合申请条件的硕士、博士研究生可根据《北京外国语大学研究生在学期间参加国内外学术会议的规定》(见附件),申请报销一定额度的会议费用,具体要求及工作安排如下:

一、申请条件

(一)参加学术会议的研究生须获得参会的正式邀请函。

(二)参加学术会议的研究生须有论文在会议上宣读;或在会议上进行主题发言。

(三)参加的学术会议应为全国或国际性的一级、二级学会主办的学术会议。

二、进度安排

(一)请申请人于2021108日(周五)前登录研究生教务系统——创新平台——学术会议填报,填写已参加的学术会议相关信息。确认填写信息无误后,保存提交。同时,将以下材料纸质版提交至所在培养单位教务管理人员。

1.参会证明:包括会议邀请函复印件、会议论文全文的复印件、会议印发的日程安排上印有发言人姓名及发言题目、发言时间的所在页。

2.会务费、交通费和住宿费原始单据(发票抬头须为“北京外国语大学”)。

(二)各单位教学管理人员登录研究生教务系统——培养创新平台——参加学术会议管理,查看申请人提交的学术会议情况(信息有误可批量退回),导出学术会议情况汇总表,提请本单位主管研究生教育负责人审核并签署意见,于20211013日(周三)前将此表及申请人参会证明和财务单据等相关材料一并提交至研究生院培养办,统计表电子版发送至peiyangban@bfsu.edu.cn。

(三)研究生院将进一步审核申请人的资格及材料,公示审核结果。通过审核者最晚将于11月获得资助。

四、注意事项

1、博士研究生在学期间报销的会议费用的总金额为2000元人民币,硕士研究生在学期间报销的会议费用的总金额为1000元人民币。

2、尚未参加的会议不可申请资助,可按要求保留原始单据及证明材料,于2022年3月申请。

3、可报销的费用包括:会务费、住宿费、火车票(硬座、硬卧、动车二等座)、机票(经济舱)、市内交通费(出租车票等,总额不超过80/天,使用租车打车软件出行须另附行程单)。去回程须在北京和会议召开城市往返,在其它城市往返的,须附书面说明;可直达的,须为往返直达票,不得在其他城市中转(如未直达,须附书面说明),不可直达的另议。

4、上述票据单张数额超过1000元的,需提供支付记录。

5、发票单张数额超过1000或提供的发票为电子发票的,须登录“国家税务总局全国增值税发票查验平台”(网址:https://inv-veri.chinatax.gov.cn/)查询发票真伪,并打印查询结果(其中,在电子发票的查询结果上标注“该电子发票未重复报销”),附在发票后一并提交。

6、参加国外会议的,须在外文单据上,翻译并填写主要信息,如姓名、参会时间、参会地点、费用类型(会务费/住宿费)、费用金额等。此外,须登录中国银行官网(网址为http://www.boc.cn/sourcedb/whpj/)查询并打印缴费当天汇率(现钞买入价),按此汇率将外币折合为人民币,按规定报销。

五、票据粘贴说明

1、小票据,如火车票、出租车发票、地铁充值发票等,请按下图所示粘贴。

2、大票据,如住宿费发票、航空运输电子客票行程单,不必粘贴,用回形针与粘贴小票据的A4纸夹到一起。

3、请用铅笔在纸的空白处标明:“xxx(姓名)申请报销学术会议资助款,总金额(包括大票据金额)xxx元整,申请人xxx(签名)”。

六、联系方式

1、联系人:尚老师、武老师、田老师;

2、联系电话:88816568;

3、电子邮箱:peiyangban@bfsu.edu.cn